Après Project Online : changer d'outil ou changer de pilotage ?

Le constat : un outil de projet utilisé pour un portefeuille

Project Online a rendu de vrais services pendant des années, et des générations de chefs de projet maîtrisent sa logique. Microsoft a annoncé son retrait en 2025, a cessé de le vendre aux nouveaux clients le 1er octobre 2025 et l'a fermé le 30 septembre 2026. Project desktop, Project Server Subscription Edition et Planner ne sont pas concernés.

Dans les directions que je rencontre, l'outil servait pourtant à autre chose que ce pour quoi il avait été pensé. On y suivait des portefeuilles de dizaines, parfois de centaines de projets qui puisent dans les mêmes équipes. La consolidation se faisait à côté, dans des tableurs, une fois par mois. Les arbitrages entre projets se tranchaient en réunion, sur la base de ces extractions, avec une vision partielle de la charge réelle.

Pourquoi on est tenté de reproduire l'existant

La migration arrive comme une contrainte, avec une date. Le réflexe d'un PMO sous pression est de limiter le risque : reprendre les mêmes champs, les mêmes vues, les mêmes rapports, et viser une bascule sans friction. C'est compréhensible, et c'est ce que promettent la plupart des offres « compatibles ».

Les limites de Project Online n'étaient pourtant pas des défauts de l'outil, mais des limites de périmètre. Chaque projet vit dans son propre planning. Budgets, capacités et dépendances entre projets sont traités séparément. Quand une hypothèse change, recalculer une alternative à la main prend des jours, parfois des semaines, si bien qu'on n'en étudie souvent aucune. Et la qualité du pilotage repose sur l'expérience de quelques planificateurs : chaque nouveau projet repart presque de zéro, sans profiter de ce que les précédents ont appris.

Reproduire ce fonctionnement ailleurs, c'est payer une migration pour garder les mêmes angles morts.

Ce qui change si l'on profite de la bascule

Trois décisions, prises pendant la migration, coûtent peu et rapportent longtemps.

Passer du projet au portefeuille. La charge de tous les projets est consolidée en continu face à la capacité, par métier et par période. Les surcharges apparaissent des mois avant de se traduire en glissements, et l'arbitrage entre deux projets qui se disputent une équipe se fait sur des chiffres.

Traiter les contraintes ensemble. Ressources, jalons contractuels, budgets et dépendances entre projets entrent dans le même modèle. Décaler un lot ou renforcer une équipe se simule avant d'être décidé, et le comité compare plusieurs scénarios au lieu d'en valider un seul.

Garder l'historique comme une donnée. Les plannings exportés racontent des durées réelles, des glissements, des séquences qui ont tenu ou non. Structurés, ils permettent d'estimer les projets suivants à partir de ce qui s'est vraiment passé chez vous, plutôt qu'à partir de durées théoriques.

Rien de cela n'impose de tout jeter. Les plannings détaillés continuent souvent de vivre dans MS Project desktop, Primavera ou Planisware ; la couche de pilotage de portefeuille vient s'y connecter.

Sur le terrain

Les déploiements que nous menons chez OFFOLIO entrent en production en moins de trois mois, reprise des projets existants et interconnexion au système d'information comprises. Ce que j'observe le plus souvent : le premier comité qui voit la charge consolidée de tout le portefeuille découvre une surcharge qu'aucun tableau ne montrait, et prend sa première décision d'arbitrage sur une simulation plutôt que sur une intuition. Côté planification, la scénarisation générative multiplie par dix le nombre d'options qu'une équipe peut produire et comparer.

Questions fréquentes

Aller plus loin

• –Cas d'usage : Capacity planning de portefeuille
• –Module : SMART PPM
• –Glossaire : PPM, Capacity planning, REX

Sources

• –Microsoft, annonce du retrait de Microsoft Project Online au 30 septembre 2026, Microsoft Planner Blog (Microsoft Tech Community), 2025.
• –Mesures internes de déploiement OFFOLIO (délai de mise en production, capacités de scénarisation).